Από μια εμπορική συμφωνία μέχρι μια προσωπική συζήτηση, η διαπραγμάτευση απαιτεί σωστή προετοιμασία, κατανόηση και στρατηγική σκέψη.
1-Να αναγνωρίζουμε ότι διαπραγματευόμαστε
«Το πρώτο σημαντικό μάθημα στη διαπραγμάτευση είναι να αναγνωρίσεις ότι διαπραγματεύεσαι», λέει ο Charles B. Craver, καθηγητής Νομικής στο Πανεπιστήμιο George Washington και συγγραφέας του βιβλίου The Intelligent Negotiator. «Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν ότι εμπλέκονται σε μια διαπραγμάτευση παρά μόνο όταν είναι πλέον αργά».
2-Κατανόηση της προοπτικής που έχει για τον καθένα η διαπραγμάτευση για δημιουργία αξίας
Η διαπραγμάτευση επιτρέπει στα μέρη να δημιουργούν επιπλέον αξία, εξερευνώντας διαφορετικές επιλογές και βρίσκοντας κοινό έδαφος. Μέσα από ανοιχτές και εποικοδομητικές συζητήσεις και τα δύο μέρη μπορούν να εντοπίσουν κοινά συμφέροντα και να ανακαλύψουν ευκαιρίες για αμοιβαίο κέρδος. Έτσι επιτυγχάνονται οι συμφωνίες που, πολύ εύστοχα, είχε χαρακτηρίσει ήδη από τις αρχές του 20ού αιώνα ως «win-win» η πρωτοπόρος των οικονομικών και κοινωνικών σχέσεων, Mary Parker Follett.
3-Ενεργητική ακρόαση: κατανοώ πριν πείσω
Πέρα από μια πετυχημένη δημοσιογραφική συνέντευξη, η διαπραγμάτευση και η ηγεσία δεν μπορούν να υπάρξουν χωρίς να ακούμε και να κατανοούμε τον άλλον. Χωρίς να «κολλάει η βελόνα» μόνο σε αυτό που θέλουμε να πούμε, χρειάζεται να αφουγκραζόμαστε πραγματικά τον συνομιλητή μας.
4-Δυναμική ισχύος και μόχλευση
Η διαπραγμάτευση συνεπάγεται επίσης την κατανόηση της δυναμικής ισχύος και την αξιοποίησή της, προκειμένου να επηρεαστεί το αποτέλεσμα. Στο Harvard Business Review υπάρχει ενδιαφέρουσα αρθρογραφία για το πώς μπορεί κάποιος να δημιουργήσει «μόχλευση», ακόμη και όταν δεν βρίσκεται σε θέση ισχύος. Σε αυτή την περίπτωση, η κατάλληλη πληροφορία και η δημιουργία της σωστής επαφής μπορεί να αποδειχθούν πολύτιμα εργαλεία.
5-Προσδιορισμός στόχων και γνώση των ορίων μας
Ο καθηγητής της Νομικής Σχολής του Harvard, Roger Fisher, είχε υπογραμμίσει τη σημασία του να καθορίζουμε όχι μόνο τους ιδανικούς, αλλά και τους ελάχιστους αποδεκτούς στόχους μας. Παράλληλα, είχε αναδείξει την αξία του BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), δηλαδή της εναλλακτικής λύσης που διαθέτουμε σε περίπτωση αποτυχίας της διαπραγμάτευσης. Η παραμέληση αυτής της πτυχής αποδυναμώνει σημαντικά τη θέση μας. Το να διαθέτουμε ένα ισχυρό BATNA μάς προσδίδει δύναμη, καθώς γνωρίζουμε ότι έχουμε μια αποδεκτή εναλλακτική επιλογή σε περίπτωση αδιεξόδου.
6-Ειλικρίνεια, ευγένεια και σωστή ανάγνωση του κατάλληλου timing
Σύμφωνα με αναφορές που φιλοξενούνται στη βάση δεδομένων της αμερικανικής National Library of Medicine, ο Charles Craver επισημαίνει ότι πολλές από τις βασικές αρχές της διαπραγμάτευσης διαμορφώνονται ήδη από την παιδική ηλικία: να είμαστε ευγενικοί, ειλικρινείς και διακριτικοί. «Οι ικανοί διαπραγματευτές δεν συμπεριφέρονται άσχημα», λέει ο Craver. «Αν έρθετε σε μένα και ξεκινήσετε αρνητικά, θα αναζητήσω έναν λόγο να σας πω “όχι”. Αν όμως είστε επαγγελματίες και συμπαθείς, θα νιώσω άσχημα να σας αρνηθώ». Ο Craver χρησιμοποιεί τον όρο «διαπραγματευτική συναισθηματική νοημοσύνη» για να περιγράψει το σύνολο των διαπροσωπικών δεξιοτήτων που απαιτούνται για μια επιτυχημένη διαπραγμάτευση: αυτογνωσία, προσαρμοστικότητα και ενσυναίσθηση.
7-Διορατικότητα και κοινωνική ευφυΐα όσον αφορά την ανάγνωση χαρακτήρων, επιθυμιών και αναγκών του άλλου μέρους
Ποια είναι πιθανώς τα βασικά ζητήματα του άλλου μέρους; Μια τέτοια ερώτηση μπορεί να μας βοηθήσει να αναπτύξουμε στρατηγικές που θα υποστηρίξουν καλύτερα τη θέση μας. Εξίσου σημαντικό είναι να εκτιμήσουμε τα πιθανά όρια της άλλης πλευράς όσον αφορά την επίτευξη συμβιβασμού. Χρειάζεται επίσης να λαμβάνουμε υπόψη το BATNA του αντισυμβαλλομένου μας: ποια είναι πιθανώς η αμέσως καλύτερη επιλογή για εκείνον ή εκείνη;
8-Η εμπιστοσύνη είναι κι αυτή νόμισμα
Η εμπιστοσύνη οδηγεί στην επίτευξη μιας μακροπρόθεσμης σχέσης. Σύμφωνα με άρθρο του διεθνούς μέσου HR Director, είναι σημαντική η υιοθέτηση μιας προσέγγισης «συνεργάτη» αντί «αντιπάλου».
Η επένδυση στην αμοιβαία εμπιστοσύνη αποδίδει καρπούς, καθώς οι διαπραγματευτές που εστιάζουν στη σχέση και στην εμπιστοσύνη επιτυγχάνουν μακροπρόθεσμα καλύτερα αποτελέσματα, σε σχέση με όσους λειτουργούν αποκλειστικά τακτικιστικά.
9-Μην αποφεύγουμε τον «ελέφαντα στο δωμάτιο»
Αν και είναι καλή στρατηγική να βρίσκουμε πρώτα σημεία συμφωνίας, καλό είναι να αποφεύγουμε να καθυστερούμε υπερβολικά τη συζήτηση ζητημάτων που γνωρίζουμε ότι ενδέχεται να είναι ακανθώδη. Η ειλικρίνεια προϋποθέτει να φέρνουμε στην επιφάνεια τα θέματα που «πονάνε». Ο ογκολόγος Dean Gesme, ο οποίος ασχολήθηκε επί 25 χρόνια με διαπραγματεύσεις, σημειώνει: «Όταν γνωρίζετε ότι υπάρχουν σημαντικά εμπόδια, να είστε διακριτικοί, αλλά να τα θέτετε νωρίς, αντί να ρισκάρετε μια επίπονη διαδικασία όπου αργότερα θα χρειαστεί να μπαλώνετε τα πράγματα». Το να θέτουμε από νωρίς τα δύσκολα ζητήματα αποτελεί στοιχείο διορατικότητας και ηγεσίας.
10-Ευκαμψία
Βασικό στοιχείο είναι να μπορούμε να αποχωριζόμαστε εύκολα μοτίβα σκέψης που είχαμε στο παρελθόν. Όπως έχει πει ο Chris Voss, πρώην διαπραγματευτής του FBI, «η ευελιξία είναι το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα των καλύτερων διαπραγματευτών». Σήμερα, αυτή η ευλυγισία είναι ακόμη πιο απαραίτητη, καθώς οι διαπραγματεύσεις μπορούν εύκολα να μεταπηδήσουν από μια δια ζώσης συνάντηση σε μια τηλεδιάσκεψη ή να περιλαμβάνουν συνομιλητές από διαφορετικές κουλτούρες. Το μάθημα είναι σαφές: η εμμονή σε ένα απαράλλακτο σχέδιο μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία μιας σύνθετης διαπραγμάτευσης, εκεί όπου η προσαρμοστικότητα ανοίγει τον δρόμο σε δημιουργικές και απροσδόκητες λύσεις.
